Etapas a la hora de archivar.

Etapas a la hora de archivar.

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Recepción:

En la fase inicial, la persona encargada de la recepción y envío de la documentación deberá estampar un sello que incluirá el número correlativo que se asigna por orden de llegada o salida y la fecha para su posterior registro.

Registro:

Se identifica el tipo de documento, ya sean cartas, facturas, pedidos, catálogos, etc.

Una vez identificado, se anotan, de forma detallada y en riguroso orden cronológico, todos los datos del documento, en los libros de registro correspondientes.

Distribución:
Una vez que la documentación ha sido recibida y registrada por el recepcionista, deberá hacer llegar el documento a su destinatario.

En ocasiones, un mismo documento debe ser enviado a varios departamentos. En ese caso se realizan las copias necesarias.

Clasificación:
Una vez que el departamento correspondiente ha recibido documentación del registro, procederá a agrupar y clasificar los documentos según el criterio elegido por la empresa, que será el que más se adapte al tipo de documento a clasificar, número de consultas que se realicen y facilidad para su realización.