Finalidad de un archivo

Puede definirse desde dos puntos de vista:

El Archivo es un conjunto de documentos de la empresa debidamente ordenados (cartas,documentos, pedidos, facturas, etc) El lugar donde se conservan todos estos documentos. La acción de archivar implica llevar un orden para poder localizar rápidamente cuando necesitemos cada uno de dichos documentos.

El fin de crear un archivo es mantener todos estos en orden, conservarlos en
buen estado y tener una rápida localización de estos, para ello es necesario
que su utilización sea sencilla, una actualización constante, un espacio
exclusivo para el archivo y una seguridad e higiene óptima.

Fotos de sistemas de archivos. Carpetas.

carpetas sencilla

carpeta colgante

carpeta con anillas

carpetas de proyecto

carpeta de fuelle

carpetas de archivador definitivo

Fotos de sistemas de archivos,

Fotos de sistemas de archivos. Mobiliarios

Estanteria.

Archivador.

 

 

 

 

 

carpetas colgantes.

 

Armario giratorio

 

Armario Movil.

El Expurgo

¿Que es el expurgo?

Para realizar un correcto mantenimiento del archivo es necesario eliminar toda aquella información que ya no es necesario mantener, ya sea por caducidad del plazo legal o porque ha dejado de tener sentido par la empresa.

El expurgo de la documentación consiste en la destrucción física, por cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.

Esta operación puede realizarse mediante máquinas destructoras de papel que la propia empresa posee o bien mediante la contratación de empresas especializadas que recogen la documentación y la destruyen ofreciendo a la empresa un certificado de la destrucción de la misma.

Trituradora.

 

Etapas a la hora de archivar.

Etapas a la hora de archivar.

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Recepción:

En la fase inicial, la persona encargada de la recepción y envío de la documentación deberá estampar un sello que incluirá el número correlativo que se asigna por orden de llegada o salida y la fecha para su posterior registro.

Registro:

Se identifica el tipo de documento, ya sean cartas, facturas, pedidos, catálogos, etc.

Una vez identificado, se anotan, de forma detallada y en riguroso orden cronológico, todos los datos del documento, en los libros de registro correspondientes.

Distribución:
Una vez que la documentación ha sido recibida y registrada por el recepcionista, deberá hacer llegar el documento a su destinatario.

En ocasiones, un mismo documento debe ser enviado a varios departamentos. En ese caso se realizan las copias necesarias.

Clasificación:
Una vez que el departamento correspondiente ha recibido documentación del registro, procederá a agrupar y clasificar los documentos según el criterio elegido por la empresa, que será el que más se adapte al tipo de documento a clasificar, número de consultas que se realicen y facilidad para su realización.

Sistemas de clasificacion de un archivo

--> Clasificación Alfabética:los documentos se clasifican siguiendo el orden del abecedario. Para ello se siguen unas reglas.



Clasificación Numérica:
 Cronológica: Se toma como base la fecha de los documentos; primero el año, después el mes y, por último, el día.



Número Consecutivo: Se asigna a los documentos un número correlativo por orden de llegada, usando este número para la clasificación.



Clasificación alfanumérica:  
Se basa en una combinación de letras y números pudiendo prevalecer las letras o los números para la ordenación de los documentos.



Clasificación geográfica: 
se realiza en base al país, comunidad autónoma, provincia, municipio, calle,etc.



Clasificación por materias:
Se ordena la documentación por temas o materias:

• Alergología
• Neurología 
• Pediatría